أحد أهم التحديات التي تواجه وسطاء التأمين هو تكامل الوثائق وتعميمها. تشمل الإدارة الإلكترونية للوثائق جميع عمليات الحفظ والصيانة والتدوير والاسترداد التي تقوم بها الأنظمة. إن التقدم في تكنولوجيا المعلومات وتوفير الأنظمة الآلية وتخزين وأرشفة الوثائق أدى إلى خفض تكلفة الحفاظ على الوثائق وجعل من الممكن إدارتها اقتصاديا. إن القضية الأكثر أهمية بالنسبة لوسطاء التأمين والجزء الرئيسي من نظام أرشفة المستندات هو تصميم الهيكل. من خلال ذلك، يتم إنشاء بنية معلومات في قاعدة البيانات بحيث يمكن تنظيم المعلومات المتعلقة بنوع معين من المستندات الخاصة بالمؤسسة فيها. ولذلك، بالنسبة لأي نوع من وثائق التأمين، وما إلى ذلك، يجب تحديد هيكل مناسب بالمعلومات المتعلقة بتلك الوثيقة، وسيستخدمها مستخدمو الأرشيف لعرض معلومات الوثيقة أو إدخالها. في قسم الأرشيف بهذا النظام، يمكنك تحديد اسم نظام إصدار التأمين (Fanap، Parsian، Fanavaran، إلخ)، واستيراد ملف Excel الناتج. كما تقوم هذه الشركة بالتفاوض مع شركات البرمجيات في مجال إصدار وثائق التأمين لتوفير إمكانية الاتصال عبر API في الإصدارات المستقبلية. بعد إدخال ملف Excel، ستتمكن من الحصول على كافة المعلومات مع التفاصيل والحقول المخصصة للتقارير. كما يتم احتساب هذه القيم من قبل النظام لكل وثيقة تأمين بناءً على محددات الحساب في قسمي حساب الرسوم ورسوم الإصدار. ولذلك، يمكنك في الملحق استيراد وثائق التأمين التي تم إصدارها وجمعها معًا في شكل موحد.
ومن الميزات الأخرى للملحق إخراج المستندات المالية لاستخدامها في برامج المحاسبة، والتي يمكن أن تكون ملفات Excel أو اتصال عبر Api. يعد نظام الإخطار والتذكير بوثيقة التأمين عبر الرسائل النصية القصيرة للمؤمن لهم وأعضاء النظام إحدى الميزات الإضافية التي يمكن تحديدها من خلال لوحة التحكم.
💠 أتمتة المكاتب الداخلية 💠
من المزايا الرئيسية لاستخدام نظام الأتمتة الإدارية هو التخلص من الورق في المنظمات، مما يؤدي إلى شغل مساحة أقل في الأرشيف ولم تعد الأجهزة مثل المجلدات تستخدم. وباستخدام الأتمتة الإدارية، يتم إزالة كافة الموجود المراسلات تتم عبر الإنترنت في المنظمات. كما يتم تقليل الوقت اللازم للرد على العملاء ويتم ذلك بسرعة، كما أن استخدام هذا النظام يعمل على تحسين التواصل داخل المنظمة، كما أنه من الممكن التحكم في عمل المستخدمين وأنشطتهم، فالمعلومات الموجودة في هذا النظام محمية بشكل جيد ويتم حفظها لك. ويمكنه أيضًا الوصول إلى المعلومات بسرعة وسهولة. ومن أهم مميزات الأتمتة الإدارية التكميلية يمكن ذكر ما يلي:
▪️المراسلات والمراسلات داخل المنظمة
▪️الإبلاغ عن جميع المراسلات داخل المنظمة في أطر زمنية مختلفة، وفي أنواع مختلفة من الإيصالات والإرسالات المختلفة وفي الحالات غير المرئية والمرصودة والمؤرشفة
▪️ إمكانية إنشاء الرسائل وإرسال الردود وإرفاق المرفقات والتوقيع بالأحرف الأولى ووضع العلامات على الرسائل وأرشفتها
p> ▪️ إدارة وإنشاء وتحرير جميع أنواع النماذج الداخلية والخارجية بشكل متقدم والعقود والتكاليف والاقتراحات والانتقادات
💠 الأمن جنبا إلى جنب مع وصول وملكية البيانات 💠
نظرًا للحساسية العالية في الحفاظ على سرية معلومات وثيقة التأمين وأهميتها لوسطاء التأمين، فقد حاول هذا النظام، مع مراعاة جميع معايير الأمان في الطبقة السابعة من التطبيق والامتثال لمعايير ISO 27001، الحفاظ على أمن البيانات وسلامتها وتوافرها لتحقيق الوجود كما أن أهم اهتمامات الوسطاء هو مستوى الوصول إلى المستندات والبيانات، والذي يتم تغطيته من خلال توفير خادم منفصل يملكه الوسطاء يحتوي على قاعدة بيانات خاصة به على أعلى مستوى من الوصول.
